【社労士が考える】クラウド給与を使うべき理由

こんにちは。アルク社労士事務所です。

当記事では、クラウドシステムで給与計算を行うべき理由についてご案内します。ただし、もちろんメリットだけではないので、デメリットについてもお伝えします。

なお、当記事以外にもクラウド給与のメリット・デメリットはあります。「他にもこんなメリット・デメリットがある！」というご意見がございましたら是非お問い合わせフォームまたはX（@arc_sroffice）でポストを頂ければ嬉しいです。

極限までペーパーレス化を実現できる

給与明細をペーパーレス化することで、印刷や封入・郵送作業が不要となり、費用・時間コスト削減に繋がります。また、従業員はインターネット接続環境下であれば、いつでも給与明細を確認できますので、たとえ給与明細を紛失したとしても、再発行の必要はありません。

給与明細だけではなく、賞与明細や退職時・年末調整後に発行する源泉徴収票など、人事労務分野で発行が必要な多くの書類において、ペーパーレスの実現が可能です。

なお、給与明細のペーパーレス化には、従業員の同意をあらかじめ書面などで得ておく必要があります。残念ながら現在マネーフォワードクラウド給与には、従業員から承諾を得る機能や、承諾履歴を管理する機能がございません。そのため、実務上は雇用契約書において、給与明細の電子的交付についての同意欄を設けておくことが良いでしょう。

【参考】Q. 給与明細をWeb交付するのに、必要な準備はありますか？

保険料率等が自動で改定され、所得税も自動計算

全国健康保険協会の健康保険料・介護保険料率は毎年3月に改訂されます（厚生年金保険料率は18.3％で固定）。また、雇用保険料率については、令和4年度10月に引き上げが行われ、令和5年度からも改定が行われています（令和5年度の一般の事業は15.5/1000）。

多くのクラウドシステムでは、保険料率改定や所得税計算はシステムが自動で対応してくれるため、改定時における給与システム側での料率の変更漏れやややこしい所得税計算による給与計算ミスを減らしてくれます。

手続きなどの他業務システムとの連携が容易

従業員の給与情報は労働・社会保険手続きと深い関連があります。

毎月の給与情報は、年度更新の算定基礎となる賃金となります。また、4～6月の給与情報については定時決定（算定）の基礎となる報酬です。労働・社会保険手続き以外でも、年末調整での年間収入の集計や所得税額の確定など、給与計算のその先には、様々な手続きへと繋がっています。

クラウド給与を利用していれば、必要な情報を他の手続きシステムへワンクリックで連携させることが可能です。また、転記によるヒューマンエラーのリスクもなく、正確に情報を連携させることができます。

～デメリット～システムを過信しない

メリットが多いクラウド給与ですが、デメリットはあるのでしょうか。それは、「システムを過信しすぎない」ということです。クラウド給与は確かに多くのことを自動化・効率化してくれますが、それは内部の設定が正しいという前提のもとです。

例えば、欠勤があった場合は、欠勤による給与控除を行います。果たして、クラウド給与が計算した欠勤控除の金額は正しいのでしょうか。もしかしたら、欠勤の基礎となる賃金の設定が誤っていたら？欠勤控除の計算式における1カ月平均所定労働時間の設定が誤っていたら？

システムを活用するのは「人」です。ITの発展により、利便性が向上してもそれを使う「人」の認識（前提）が誤っていたら、システムは正しい情報を表示してくれません。知識とスキルは常にブラッシュアップしていき、システムを正しく活用することによって、生産性の向上を図っていっていただければと思います。

当事務所のおススメはマネーフォワードクラウド給与

当事務所では勤怠・社会保険・年末調整・経費精算など、豊富な連携サービスを選択できるマネーフォワードクラウド給与をおススメしています。容易な情報連携は、給与計算をするうえでも、給与計算のその先でも、業務の効率化を実現してくれます。

気になる方は是非お問い合わせフォームよりご連絡ください。

それでは。