【社会保険編】初めて従業員を採用する際の手続き

こんにちは。アルク社労士事務所です。

会社を設立して初めて従業員を雇用する際の手続き【社会保険編】についてご案内します。なお、本記事は「初めて従業員を雇用する際」に発生する手続きについてシンプルにお伝えすることを目的としています。各制度の詳細については下記外部サイトをご参照ください。

【参考】労働編はこちら→【労働編】初めて従業員を採用する際の手続き

各書式集については、日本年金機構「申請・届出様式」をご参照ください。

※画像は、マネーフォワードクラウド給与「社会保険とは？種類や扶養・パートの加入条件、内訳も解説！」より

①年金事務所

会社が健康保険・厚生年金保険に適用されることになった場合、主に３つの手続きを管轄の年金事務所へ提出します。

健康保険・厚生年金保険新規適用届

「会社がはじめて健康保険・厚生年金保険を適用されますよ」ということを管轄の年金事務所に知らせてあげる手続きです。事由発生日から5日以内に届出することとされておりますが、登記事項証明書が添付資料で必要なため、必要書類が揃ったら速やかに届け出ることが必要です。遅くなると、健康保険被保険者証の発行も遅れます。

なお、地域により審査期間に相違はありますが、電子申請の場合は届出から保険証受領まで２～３週間程度、郵送の場合は３～４週間程度見込んでおくのが良いでしょう。

【必要添付書類】

・登記簿謄本

・法人番号指定通知書のコピー（「国税庁法人番号公表サイト」で確認した法人情報（事業所名称、法人番号、所在地が掲載されているもの）でも可）

健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届／厚生年金保険 70歳以上被用者該当届

役員や従業員が健康保険・厚生年金保険の資格を取得するときに、事由発生から 5 日以内に手続きを行います。

なお、「厚生年金保険 70歳以上被用者該当届」となっているのは、70歳に到達すると厚生年金保険の被保険者資格を喪失しますが、引き続き同一事業所に勤務する場合であって、一定の要件に該当した場合に行う手続きの書式も同一としているためです。

【必要情報】

・被保険者の個人番号（マイナンバー）

健康保険　被扶養者（異動）届（国民年金第3号被保険者関係届）

被保険者に被扶養者がいる場合に、事由発生から５日以内に手続きを行います。

なお、配偶者を被扶養者とするときは、国民年金第３号被保険者となるため、同一書式で手続きを行うこととなります。

【必要情報】

・被扶養者の個人番号（マイナンバー）、職業、年収などの情報

健康保険・厚生年金保険　被保険者所属選択・二以上事業所勤務届

雇用保険はマルチジョブフォルダー制度の特例を除いて、１人１事業所加入となりますが、社会保険は適用要件を満たす限り、複数の会社で加入となります。

そのため、被保険者が同時に複数（２カ所以上）の社会保険の適用事業所に使用（勤務）されることとなった場合には、いずれの会社でも資格を取得し、その後二以上選択届を提出します。

これは、どの会社（を管轄する年金事務所や健康保険組合）を主として被保険者の事務を行うかを目的としています。

会社ごとで保険者（年金事務所か健康保険組合）が異なる場合もありますので、二以上勤務に該当したときは、必ず本人から適切な情報を収集するようにしましょう。また、片方が健康保険組合であった場合、健康保険組合側へも事前に情報を共有し、指示を仰ぐと良いでしょう。

二以上勤務者の保険料については、各適用事業所で受ける報酬月額を合算した月額により標準報酬月額を決定し、そして、決定した標準報酬月額による保険料額を各適用事業所で受ける報酬月額に基づき按分し決定します。

決定した標準報酬月額と保険料額は、それぞれの管轄の年金事務センターから通知されます。健康保険組合管掌の会社は、あわせて組合からも通知を受ける必要があります。

二以上勤務者の保険料額決定には一定の期間を要します。二以上勤務に該当した場合は、１０日以内に必ず手続きを行いましょう。

なお、法律上、届出書は「被保険者」が手続きすることとされておりますが、制度自体が複雑ですので、会社の労務担当者が必要情報を収集し、代わりに手続きを行うことが実務上必要でしょう。

【手続きの流れ】※非選択事業所（従たる事業所）の場合は手続き不要

①二以上勤務先の選択先（主たる事業所）・整理番号、記号・資格取得日・報酬月額などを確認

②届出書作成

③選択する事業所の所在地を管轄する事務センター（年金事務所）へ届出

【参考】日本年金機構「複数の事業所に雇用されるようになったときの手続き」

また、上述のとおり、二以上勤務に該当したときの保険料額決定には、一定の期間を要します。感覚的には１カ月程度で按分した保険料額の通知が届きます。そのため、給与計算の際に社会保険料の金額が不明なケースがありますが、実務上は、①一旦社会保険料を控除しないで、翌月給与で２カ月分を控除する、②すでに通常の社会保険料の金額がわかっている場合は、通常の社会保険料の金額を控除し、翌月給与で調整する、こちらの２パターンが考えられると思います。会社の運営や被保険者の意向を確認しながら進めていっていただく必要があります。

これからの手続きについては当事務所ではスポットでも承っておりますので、お気軽にお問合せフォームからご相談ください。

それでは。